Uno de los problemas que más afecta a la productividad personal y de nuestra empresa son las reuniones. Muchas veces se convocan reuniones innecesarias que se extienden durante mucho tiempo y que nos quitan horas de trabajo.

En el presente artículo trataremos algunos de los problemas más frecuentes que traen consigo la convocatoria de reuniones y presentaremos 4 trucos para conseguir reuniones eficaces. 

Los problemas en las reuniones

Tenemos que partir de la base que casi todas las reuniones son ineficientes en todas sus fases.

Antes de la reunión, muchas veces tenemos la sensación de si hace falta realmente y si es verdaderamente importante, de si tendríamos que acudir, y cuando finalizamos nos queda esa sensación de no tener las cosas claras y si tenemos que hacer algo o no.

Sin lugar a dudas, uno de sus problemas principales es el tiempo que nos ocupan. Lógicamente, cuantas más encuentros tengamos, menos tiempo disponible para trabajar.

Esta situación es verdaderamente grave para personas que son convocadas constantemente a reuniones por sus superiores, ya que no tienen libertad de decisión y pierden horas de trabajo y productividad.

A continuación, trataremos 4 trucos para organizar reuniones productivas y eficaces de la mano de Berto Pena.

4 trucos para una reunión eficiente

1) Reuniones más cortas, pero más frecuentes.

Además de desmotivar al personal antes de empezar las reuniones largas dejan de ser productivas a medida que pasa el tiempo. Muchos son los departamentos de una empresa que pasan meses sin reunirse y cuando lo hacen quieren recuperar el tiempo perdido.

Haciendo encuentros cortos con cierta frecuencia mejoramos la predisposición de los trabajadores de cara a la reunión, aumentando la productividad de la misma. Mediante reuniones cortas conseguimos que los participantes mantengan un grado de atención más alto.

Si realizamos reuniones frecuentes mejoramos el seguimiento y control de un proyecto determinado y podremos afrontar con mayor capacidad resolutiva los problemas que se vayan planteando.

2) Fijar un tiempo máximo

Es necesario dejar claro a la hora de empezar la reunión, además del contenido y de los objetivos de la misma, el tiempo máximo que se alargará el encuentro. Tenemos que ser capaces de cumplir los plazos estrictamente, tanto a la hora de comenzar como a la hora de acabar.

Si bien es cierto que siempre aparecen imprevistos y se desvía la atención a otros temas externos es necesario evitarlo con intervenciones directas y breves.

3) Objetivos claros al comienzo

Simplemente es un punto clave de las reuniones. Si somos claros con los objetivos de la reunión estaremos siendo eficientes antes de empezar la misma.

No solo conseguimos que la personas que acudan a la reunión tengan conocimiento del contenido de la misma, además, podrán llevar el material preparado, soluciones a los posibles problemas e ideas nuevas que aportar.

4) Puntualidad

¿A quién no le ha pasado estar en una reunión y que vaya llegando gente constantemente?

Ser puntual con lo programado nos hace afrontar las reuniones con ganas. Para este problema proponemos convocar la reunión con 5 ó 10 minutos de antelación para asegurar que empiece a la hora.